Een zaak starten: een juridische checklist

Een zaak starten in België betekent een korte lijst juridische keuzes en een lange lijst administratieve stappen. Mensen doen de administratie meestal goed, want er zijn formulieren die zeggen wat te doen, en de keuzes vaak fout, want daarover stuurt niemand een formulier.

Dit is de checklist, ongeveer in de volgorde waarin de vragen opduiken. Het is algemene informatie, geen advies: het juiste antwoord hangt af van wat u bouwt, met wie, en met hoeveel geld.

Eenmanszaak of vennootschap

De eerste keuze, en die met de langste schaduw. Handeldrijven in eigen naam is eenvoudig en goedkoop om te starten, maar uw privévermogen en uw ondernemingsrisico zitten dan op dezelfde plaats. Een vennootschap scheidt beide, ten koste van oprichtingsformaliteiten, een boekhouding en doorlopende verplichtingen.

Het Belgische vennootschapsrecht kent verschillende vormen, en de vorm waar de meeste starters eerst naar kijken is de besloten vennootschap. De afweging goed maken betekent kijken naar aansprakelijkheid, fiscaliteit, het aantal betrokkenen en de manier waarop u verwacht betaald te worden — en daarom is één betaald uur bij een advocaat of boekhouder doorgaans meer waard dan een namiddag forums lezen.

De afspraak tussen oprichters

Bent u met meer dan één, dan is dit het punt waarop een advocaat zijn ereloon het betrouwbaarst terugverdient, en meteen het punt dat het vaakst wordt overgeslagen omdat iedereen het bij de start goed met elkaar kan vinden.

De vragen die tellen: wie bezit welk deel, wat gebeurt er met het aandeel van wie vertrekt, hoe wordt een patstelling doorbroken, kunnen aandelen aan een buitenstaander verkocht worden, wie kan de onderneming verbinden, en wat als iemand stopt met bijdragen. Dat afspreken terwijl iedereen nog vrienden is, kost een fractie van het later oplossen.

De formaliteiten

Praktisch wordt een vennootschap opgericht bij akte voor een notaris, ingeschreven en voorzien van een ondernemingsnummer, en aangesloten bij de nodige registers voor ze begint te handelen. Er is een bankrekening te openen, een aansluiting bij een sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen, een btw-registratie waar van toepassing, en een boekhouder aan te stellen.

Dat is de administratieve helft. Ze is goed gedocumenteerd en het meeste ervan heeft geen advocaat nodig — maar het moet wel in de juiste volgorde, want sommige stappen veronderstellen dat de vorige rond is.

Uw naam en uw merk

Twee zaken die door elkaar worden gehaald. Een vennootschapsnaam registreren geeft op zich geen merkbescherming, en een domeinnaam kopen geeft geen van beide. Is de naam belangrijk voor de zaak, dan loont het na te gaan of iemand anders er al rechten op heeft en een merkdepot te overwegen voor het gebied waarin u werkelijk actief bent.

Vroeg nakijken is goedkoop. Herbranden na een brief van iemand met een ouder recht is dat niet.

De contracten die u echt gebruikt

De meeste jonge ondernemingen hebben een kleine, saaie set documenten nodig, en die één keer laten schrijven is een van de betere juridische investeringen:

• Verkoop- of dienstvoorwaarden, met betalingstermijnen en wat er gebeurt bij laattijdige betaling.
• Een standaardcontract voor klanten of leveranciers voor uw terugkerende werk.
• Vertrouwelijkheidsafspraken, als u informatie van anderen te zien krijgt.
• Een clausule over intellectuele eigendom die zegt wie eigenaar is van wat u maakt — zeker als u uitbesteedt.
• Verwerkt u persoonsgegevens, dan een privacyverklaring en de bijhorende interne documentatie.

Een advocaat die deze één keer voor uw werkelijke activiteit opstelt, is meestal goedkoper en veel veiliger dan een set die uit online sjablonen bij elkaar is gezocht.

Panden en personeel

Huurt u een pand, dan verschillen de regels voor handelshuur van die voor woninghuur, en verdienen duur, hernieuwing en beëindiging aandacht vóór de handtekening. Neemt u personeel aan, dan is het Belgische arbeidsrecht gedetailleerd en beschermend; vragen over contracttype, opzeg, arbeidsduur en bevoegd paritair comité worden beter vóór de eerste aanwerving beantwoord dan erna.

In beide gevallen staat de kost van een fout niet in verhouding tot de kost van het vragen.

Waarvoor u een advocaat betaalt, en waarvoor niet

Ruwe leidraad. De moeite waard: de keuze van de rechtsvorm wanneer er iets op het spel staat, de oprichtersafspraak, de set standaardcontracten, een handelshuurovereenkomst die u op het punt staat te tekenen, het eerste arbeidscontract, en alles met externe investeerders.

Meestal niet de moeite waard: de routineregistraties, de boekhouding, en de gewone naleving die een boekhouder beter en goedkoper doet.

Vraag bij het eerste gesprek naar de ereloonstructuur — heel wat kantoren geven een forfait voor een afgebakend startpakket, wat bij dit soort werk goed past. Erelonen uitgelegd behandelt de modellen, en uw eerste consultatie legt uit wat u meebrengt.

Het juiste kantoor vinden

Ondernemings-, vennootschaps- en arbeidsrecht is een apart vakgebied; zoek een kantoor dat het benoemt. De stadslijsten op deze site tonen welke dat doen — kies uw stad — en de volgorde erachter staat op hoe we rangschikken.

Eén gewoonte is meer waard dan al het bovenstaande: leg dingen voor vóór ze getekend zijn. Bijna elk duur juridisch probleem van een jonge onderneming begon als een goedkope vraag die niemand stelde.